domingo, 18 de novembro de 2012

Emails longos não são lidos

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EMAILS LONGOS NÃO SÃO LIDOS

Li recentemente um artigo muito interessante sobre Emails longos demais, como esta é uma experiência diária para a maioria de nós resolvi falar sobre o assunto novamente.

Quantas vezes você já recebeu um email enorme com três ou mais páginas de conteúdo que poderia ter sido resumido em uma ou três linhas, sim por que tudo que o autor pedia era uma resposta. Ai é que vem o pior, todos os respondentes clicam direto no “Responder a todos” e ai PQP né.

Portanto, vou listar aqui 10 razões para você ou eu não escrevermos emails muuuuuuito loooongos.

Para começar você pensa que já sabe tudo sobre emails, mas este é também um tema que vai melhorando com a experiência, como tudo na vida.

Uma das razões principais para quer seus emails não sejam lidos é por que eles são longos demais. Escrever emails longos não significa que o trabalho está sendo feito

MANTENHA SEUS EMAILS CURTOS E DIRETOS

A última coisa que queremos atualmente é ter que ler milhares de emails com conteúdos enormes e que nem sempre foram originalmente enviados a nós. Por esta razão mantenha seus emails curtos e diretos. Quanto mais curto e objetivo seu email for, maiores são as chances de ser lido, entendido e o mais importante respondido e que ações sejam tomadas em função dele.

Ai vão as 10 razões pelas quais seus emails não são lidos

  1. Você não sabe o que o que está tentando dizer. É como se alguém te ligasse e perguntasse “E ai como vão as coisas?” UM… não sei você que telefonou, “aguenta” ai este email até eu saber pra que diabos eu o estou escrevendo.
  2. Você não sabe do que está falando e não sabe como concluir o assunto. É como aquelas pessoas que falam frase intermináveis em reuniões justificando que não sabem de nada do que estão “rolando”. Isto acontece muitas vezes quando as pessoas mandam emails para parecerem ocupadas e que estão produzindo alguma coisa.
  3. Sua assinatura é desnecessária. Você já recebo algum email corporativo com uma única frase mas que vem acompanhado de meia página de assinatura sobre confidencialidade em português e inglês? Nada mais babaca e inútil que isso. Agora imagine dezenas de pessoas respondendo a esta frase com esta meia página inútil acoplada a a seus emails? Ah! e sabe aquela mensagem bacana e as figurinhas lindinhas? Esqueça-as também. Qualquer mensagem lida pela centésima vez começa a encher o s…
  4. Você na verdade está escrevendo um livro. Emails NÃO são livros. Se há alguma informação ou material importante anexe-os ao email e avise ao destinatário no corpo do email que há anexos e sobre qual assunto eles se referem. Eu mesmo já fiz esta m… varias vezes colocando tabelas imensas no corpo dos emails.
  5. Você é um distribuidor de Lixo Eletrônico (um Spammer). Isto acontece quando as pessoas resolvem por a empresa inteira par de seus trabalhos com relatórios longuíssimos cheios de tabelas em páginas e mais páginas de emails longuíssimos. Ai começam as respostas de “Bom trabalho” com a tecla de “Responder a todos” apertada com o um gatilho de metralhadora.
  6. Você é incoerente. Não escreva um email de 2 páginas para pedir 1 linha de resposta, seja direto. Obrigado.
  7. Você é um encaminhador. Ao invés de “perder tempo” explicando você simplesmente encaminha aquele email de 45 páginas com a singela frase “leia abaixo” Honestamente, não me inclua nestes encaminhamentos para me manter informado, eu não vou ler aquela pergaminho para entender o que você quis dizer com “Leia abaixo”.
  8. Isto não deveria ser um email. Não envie um email quando o assunto deve ser tratado em uma reunião direta com a pessoa ou por um telefonema. Se não dá para explicar em algumas linhas, é melhor falar diretamente com a pessoa.
  9. Este assunto deve ser dividido em vários emails. Esta é nova e interessante. Seu chefe “compilou” vários emails envolvendo todo o time em um email só, então você imagina que isto foi feito para aumentar a produtividade já que todos ficaram sabendo de tudo de uma única vez. Meu caro releia a regra “Você é um encaminhador”.
  10. Você não revisa seus emails antes de envia-los. Depois de escrever um email é um bom hábito revisa-lo. Além do obvio revisor ortográfico e gramatical é bom você ter certeza que cada um dos copiados vai receber o assunto correto. Também é importante rever a coerência, significado e concisão do texto. Uma boa regra é revisar o texto tantas vezes quantos forem os seus destinatários. !) destinatários? 10 revisões.

ARROBATENHA CERTEZA QUE SEU EMAIL É CURTO E DIRETO

Nos dias de hoje com wifi e banda larga, iPads e Smarts phones ninguém deseja perder tempo com emails enormes, mantenha seu email dentro da tela dos Smarts phones e você terá lido, entendido e respondido todos os seus emails.

Pergunta: Como anda o tamanho e objetividade dos seus emails?