terça-feira, 3 de maio de 2011

Como escrever um Relatório de Atividades

CHP_handUm bom relatório de atividades deve ser semanal. Neste relatório normalmente se descreve os resultados alcançados e o esforço dedicado a sua produtividade e evolução em suas atividades diárias. Também são bem-vindos os seus pensamentos e reflexões sobre o seu trabalho propriamente dito.

Quem vai ler e o que se fará com seu relatório?
Um bom relatório de atividades é a única maneira que a gerência, a hierarquia, sua chefia imediata tem de saber:
Que você está fazendo a coisa certa
Que você está fazendo da maneira certa à coisa certa
Que você está dedicando seu tempo e esforço a trabalhar para a empresa que lhe paga o salário.
Que você está evoluindo, aprendendo e aprimorando o seu desempenho.
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Um bom relatório de atividades também serve para:
Avaliar o seu desempenho
Manter as pessoas informadas do que você está fazendo
Manter as pessoas informadas da evolução dos seus projetos e objetivos.
Para que mais serve um bom relatório de atividades?
Um bom relatório de atividades deve ser Conciso, Claro e nunca exceder a uma página.
Um bom relatório de atividades é uma ferramenta de comunicação eficiente que requer que o seu Gerente não apenas o leia, mas também forneça comentários no seu relatório. A opinião é extremamente importante, mesmo se ela for parecida com um simples "OK".
Quem escreve relatórios deve pedir que seu superior faça comentários em seus relatórios semanais.
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Quando se deve entregar um bom relatório de atividades?
A entrega de relatórios deve ser pontual. O ideal é envia-lo na sexta-feira no final do dia ao invés de na segunda-feira, para que as pessoas que devem lê-lo tenham mais tempo e tranquilidade para isso no final de semana.
Quanto tempo se leva para escrever um bom relatório de atividades?
O melhor a fazer é dedicar e planejar em sua agenda entre 5 e 10 minutos no final ou inicio do dia para fazer anotações sobre o que você deve escrever no relatório. Desta forma no final da semana, na sexta, não será preciso mais que 10 ou 15 minutos para concluir e enviar o relatório.
Como se escreve um bom relatório de atividades?
Um bom relatório de atividades deve ter uma estrutura fixa e permanente cobrindo os seguintes tópicos em sequencia.
Relação de Tópicos para um bom relatório de atividades
URGÊNCIAS
LEMBRANÇAS
TRABALHO DIÁRIO
REQUERIMENTOS E PROPOSTAS
INFORMAÇÕES IMPORTANTES
PLANEJAMENTO
prioridades
Detalhamento dos tópicos de um bom relatório de atividades
URGÊNCIAS: Deve-se descrever nesta seção tudo aquilo que é URGENTE, não resolvido e requer ação imediata sua ou de sua hierarquia. Por exemplo: As impressoras fiscais requerem uma revisão imediata devido ao alto movimento do inicio do mês para evitarmos os transtornos enfrentados este mês com este problema sem solução até o momento.
LEMBRANÇAS: Neste tópico devem-se listar assuntos pendentes não urgentes que foram solicitados e aguardam solução. É importante que se reforce o tempo em que o item está em aberto, por exemplo: Solicitação de conserto da calha de escoamento do telhado aguardando solução desde 1 de janeiro de 2011.
TRABALHO DIARIO: Relacione aqui as coisas que acontecem em seu trabalho normal que obtiveram resultados imediatos em suas metas e objetivos que podem ser de vendas, eventos sociais e de marketing, desempenho operacional e treinamento de funcionários, por exemplo.
REQUERIMENTOS E PROPOSTAS: Esta parte do relatório deve ser dedicada à solicitação e proposta de novas ideias, sugestões ou recursos, sejam materiais, financeiros ou humanos, que lhe ajudarão a obter aprovação e apoio.
INFORMAÇÕES IMPORTANTES: Descreva aqui todo e qualquer evento que seja fora de sua rotina ou de seu mercado que possam impactar o seu desempenho, de sua equipe ou da empresa. Por exemplo, a chegada de um novo concorrente, as ações de um concorrente antigo ou obras da prefeitura em frente a sua loja.
PLANEJAMENTO: Relacione aqui o que você vai fazer no próximo período entre o relatório atual e o próximo que devem ser do conhecimento de sua chefia imediata ou da empresa. Procure listar as prioridades em Urgentes e Importantes, só Urgentes ou só Importantes.
A gerência e a chefia desejam ler em um bom relatório de atividades, principalmente sobre RESULTADOS ALCANÇADOS e não somente sobre problemas ou processos em andamento. Um bom relatório de atividades deve mostrar o quão bom o seu desempenho e produtividades são importantes para seu trabalho e para a empresa.
anjo_clareza
E o mais importante de tudo
A CLAREZA NOS ESCRITOS, DEMONSTRA A PRECISÃO DA MENTE.

2 comentários:

  1. Boas orientações, vou adotá-las em meus próximos relatórios. Obrigado

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  2. muito Bom me deu uma direção muito importante . pois trabalho muito e não sou reconhecido por nada pois ninguém imagina que aquilo foi feito

    obrigado

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