terça-feira, 28 de setembro de 2010

Como evitar “erros” e gafes nos seus e-mails

Você certamente já ouviu falar em NETIQUETA, são regrinhas básicas para escrever e-mails. Veja abaixo algumas dicas úteis para escrever e-mails que garimpei pela internet:
Ser informal não significa ser descuidado. Se seus colegas usam Blackberries, iphones ou outros aparelhinhos para se comunicar internamente é até normal usar a linguagem abreviada (que eu detesto). Mas ao se comunicar com outras pessoas, principalmente em caráter profissional, é bom usar o protocolo padrão da escrita. Lembre-se que seu e-mail envia uma mensagem sobre você e sua empresa, então ter cuidado com a ortografia, a gramática e as regras de pontuação é necessário.

Seja breve e objetivo. Só porque a sua escrita está correta, não significa que tem que ser interminável. Seja conciso, vá direto ao ponto e concentre um assunto por mensagem. Eu pessoalmente tenho uma regra, meus e-mails normalmente podem ser lidos sem usar a seta de rolagem da tela para baixo.

NUNCA USE TODAS AS LETRAS EM MAIUSCULO, pois parecerá que você está GRITANDO. Além de demonstrar preguiça. *Se precisar enfatizar algo*, use o asterisco para destacar as palavras. Ou o negrito. Além disso, não use muitas cores ou elementos gráficos no corpo de seus e-mails, pois nem todo mundo usa um programa que lê e-mail em HTML.

Não utilize o recurso CCO para evitar que outras pessoas vejam quem você copiou, se precisar copiar alguém diretamente use o CC. Não responda para todos ao responder um e-mail com uma lista enorme de copiados. Seja cauteloso no uso do CC só copie as pessoas se elas estiverem diretamente envolvidas no processo.

Não use e-mail como uma desculpa para não se comunicar. O e-mail não deve nunca substituir um telefonema ou uma conversa pessoal. O e-mail é útil para reforçar a mensagem, mas conversar é fundamental. Pense em quantas vezes você já ouviu alguém dizer: "Bom, eu te mandei um e-mail." ao perder um prazo ou uma reunião importante.

O e-mail não é adequado para resolver problemas de relacionamento, seja pessoal ou profissional. Se você tem um problema com alguém, Levante-se e caminhe até esta pessoa e tenha uma boa conversa com ela. Se isto não for possível, use o telefone.

Nunca use o e-mail para evitar uma situação desconfortável ou para encobrir um erro. Lembre-se que e-mail não tem “tom de voz”. Palvras ditas em hora errada tem um efeito arrasador, imagine então palavras escritas!

Também não envie e-mail com anexos, só em caso de necessidade e pré negociado com quem vai receber. E nunca, nuca mesmo, divulgue “coisas” inadequadas através do e-mail, principalmente do seu e-mail de trabalho.

SE você tem alguma dica sobre NETIQUETA, por favor, me envie para podermos aumentar os nossos conhecimentos.